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企业内的OA系统为什么用不起来?OA系统落地实施的建议

在现代企业中,围绕着企业的人、物、财、信息、时间等要素,通常有着一套完善的管理体系。随着信息科技的发展,企业逐渐意识到,“人”才是这个管理体系中最重要的要素,能关系到一家企业的生死存亡。通常在企业管理中,要借助OA系统作为辅助工具,带领企业对内提高办公效率,对外提升企业竞争力。


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OA系统是顺应信息科技化的浪潮而诞生的产品,虽说很多大企业已经有OA系统落地实施的成功案例,但对于不少中小企业来说,OA系统依然是比较陌生的,甚至已经搭建OA系统的企业,觉得这个产品没用,直接放弃了。

 

当然,其中部分原因跟OA厂商有关系,如果OA厂商本身就有问题,他们的产品体验和服务不到位,当然会影响后续的使用。另一方面,有些企业领导不重视软件建设工作,导致员工也没有使用的耐心,最终还是重启老旧的管理模式。

 

就拿流程管理这个功能来说,企业要落实OA流程管理,运作一个高效的自动化管理系统,就必须对协同OA流程进行全面规划,整合企业现有业务流程,解决现有流程管理的问题,采取适合企业实际情况的最佳办法,在整个企业内部建立一个动态的、规范的、平滑的、高效的企业流程管理体系。具体表现在:  

 

1、企业应该将现有业务流程进行优化处理之后再通过OA的工作流定制。优化包括流程的合理规划、相关数据的更新、OA相关工作流定制等。 

 

2、要保证OA工作流的操作简单性和功能实用性。工作流的流转涉及多个部门或者组织,简单易用才能保证顺利通畅。

 

3、企业内部对OA工作流要进行全面沟通和推广。OA的实施不是某一个部门的事情,只有让企业内所有部门都参与进来,才能保证实施的成功。   

 

4、企业要制定相关规章制度保障OA流程的顺利进行。由于传统的办公习惯所致,没有制度保障的执行容易半途而废。OA系统中,包含基于HR的管理、基于组织架构、职位岗位、绩效,动态管理等功能模块,要按需灵活使用,不要把它仅当做一个公文传输系统。在这方面,可以选择PHPOA产品进行详细了解。

 

5OA工作流要与现实业务流程紧密挂钩。现实的工作流往往因为人员变动或业务模式调整需要更改,OA中的工作流应及时同步更新。  

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企业如果想搭建自己的OA系统,并真正进行落地实施,要怎么做呢?PHPOA团队经过数十年服务企业的过程中,总结出以下建议,希望能助力企业更好地把OA系统落地实施。

 

1、领导重视

 

领导重视是办公自动化工作能够有序推进的根本。在企业OA安装、培训、试运行、和正式运行的过程中,企业领导应给予极大关注和指导,带头参加培训和使用OA。各部门负责人应积极配合,明确专人对接,加快了办公自动化网络的建设与推进,并组织部门员工主动参与培训。通过集中学习,个人自学等形式,既可以提高干部员工的计算机和OA的操作使用能力,又增强了干部员工的信息化意识,推进组织信息化建设的进程。

 

2硬件投入

 

硬件投入是OA能够有效推进的基础。为进一步提高企业的办公自动化水平,企业应为各部门配齐办公电脑及相关办公设备,甚至需要为管理人员配备智能移动终端,让移动办公普及开来。同时,为有效推进办公自动化工作,建议企业还应为OA配备专门的系统管理员,具体负责企业OA的日常维护工作。在此基础上,每个部门最好再指定一名部门管理员,由企业集中进行培训,再由部门管理员对本部门人员进行传授,确保了办公自动化工作有效推进。

 

3制度健全

 

制度健全是OA系统在企业内稳步运行的关键。企业应建立健全与办公自动化相适应的相关管理制度,规范办文流程;明确相关表单的审批程序;明晰用户的权限、责任和义务。同时,企业还应出台文件管理、存档以及系统管理等方面的文件,如明确规定除对外申报材料,内部文件一律不得再以纸质文件印发,通过企业对办公自动化工作的有效管理,保证了办公自动化工作的持续推进。

 

3分步实施

 

为了确保项目的顺利实施,以及实施和推广的效率,企业务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。后续可以根据需求灵活选择或二次开发,这方面PHPOA已经给出了完整的解决方案。

 

4用户培训

 

培训有两个方面:一是系统管理员的培训;二是普通员工的培训。系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对OA系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。另外,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样,有助于员工更快地熟悉系统。

 


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本文出自“PHPOA”,了解更多关于“OA办公系统”问题请关注:http://www.egs360.com/news/430.html


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